הפרויקט החל בשנת 2016 והסתיים בראשית 2022. כל תהליך הדיגיטציה התבסס על עבודת התנדבות למעט תשלום עבור ייעוץ בראשית התהליך ותשלום עבור בניית האתר המעוצב בסיום התהליך.
עבודת המתנדבים התרכזה בשלוש משימות:
1) העתקת רישום המסמכים, שרשם רענן בכתב יד על גבי כל מעטפה, למחשב. עבודה זו בוצעה על יד תלמידי התיכון במסגרת "מעורבות חברתית", פעילות שבה עליהם לתרום מכסת שעות לטובת הקהילה.
2) סיכומי פרוטוקולים – עבודה זו בוצעה על ידי המתנדבים המבוגרים. שלב זה שהיה עיקר המאמץ, קבע גם את לוח הזמנים של הפרויקט..
3) סריקת כל המעטפות והפרוטוקולים .
להלן רשימת המסייעים במלאכה ולהם נתונה תודה מכל הלב:
אריה רוזנבאום – הסורק הראשי
אבנר לידור
איציק אבן צור
דינה גולן
דליה רול
יעל וקס
עמי גדליה
רונן מרקוס
התלמידים
מישל סביר
שחר ברקוביץ
טל פלינט
אדר ברבי
תמר מרקובצקי
יותם כוכבי
רותי זוסמן
אביגיל אסף-שפירא
יובל שעיו
אור רוזנבליט
יוסי מתתיהו
שלומי ציפרוט
משה חיימוב
ויק מסילאתי
אריאל סביר
צור ז'טלני
עידן יעקובוב
שחר ברודצקי
אלעד אלמוגי
נעזרנו בבעלי המקצוע הבאים: חנן כהן שאפיין את הפרויקט ובנה את הגרסה הבסיסית של האתר, דנה ברנע שעיצבה את האתר בגרסתו הסופית ודימיטרי קגן שהוציא לפועל את ממשק המשתמש המעוצב.
תודה מיוחדת לאסי הירשפלד ולכל צוות הספרייה שאירחו אותנו במשך כל השנים.
המסמך ייפתח בחלון חדש